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紫藤花助学理事会2020年5月例会会议记录

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哲人说:世上有两件事

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发表于 2020-5-25 16:23:04 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 dashan 于 2020-5-25 16:31 编辑

紫藤花助学理事会2020年5月例会

时间:2020年05月24日(星期日)晚 7:30
地点:助学理事组QQ群
会议名称:2020年5月例会
会议主持:放下的快乐
例会议题:
一、各地区管理安排人员做好中、高考学生的复学信息和资助款落实及向论坛上传资料的工作。
二、关注中、高考后学生的去向,如有变化及时向管理组汇报。
三、关注其他年级学生开学信息,做好信息跟踪、落实汇款、资料上传工作,如有变化及时汇报管理组。
四、大学生圆梦资金募集实施计划。
五、各站是否特设走访义工(必须是注册义工)走访过程中填写资料的同时对应户口本。
六、关于论坛网站更新的建议。
七、关于助学管委换届选举预案的制定。
八、其他临时议题
7:30分会议正式开始
参会报到人员:
放下的快乐、大山、莱芜五味杂陈、德州张老师、爱在飞扬、紫藤姐、章鱼、栾霞、青岛龙行、雪姐、威海于赛英、滨州忆南、天津贾淑娥、东营一生平安、威海心路、临沂平邑大眼睛阿义、高忠良、日照海风、胜胜、临沂沂水王树三、济南烫画王、济南若若、济南韩姐、董老师(未到会者请会后知悉)。
随着疫情有所好转,各项助学活动也在逐渐开始启动。根据上次会议讨论,大家首先对高三和九年级复学的孩子进行了摸排和汇款通知。
一、各地区管理安排跟踪义工做好中、高考学生的复学信息和资助款落实及论坛资料上传的工作。大家一定先明确毕业班孩子们的复学情况,资助款到位情况。五月底全部结束毕业班学生汇款以及资料上传没问题。表扬沂水王树三老师做的表格清晰明了。
二、关注中、高考后学生的去向,如有变化及时向管理组汇报
各地管理和跟踪义工,一定要提前分工,做好这项跟踪工作,中高考去向都是要在考试后才能知道的,而且中考后去向往年正常情况下,都是八月中下旬才能知道,主要是落实中考后有没有辍学的,对资助人负责。高考生的去向做好统计,汇报论坛档案组。
三、关注其他年级学生开学信息,做好信息跟踪、落实汇款、资料上传工作,如有变化及时汇报管理组。除了一二年级,其他年级下礼拜会陆续开学,大家盯紧就好。一些地区已经开始非毕业年级孩子的摸排了,有的资助人主动汇款了。各地跟踪义工开始行动,尽快落实到校情况,提醒资助人汇款。六月15号之前完成所有学生的摸排,汇款通知,电话回访表格上传。电话回访表格上传时,在回访手记里说明孩子在家上网课情况,电话回访的资料开始上传,让资助人先看回访信息,与开学通知汇款不冲突。中考后的孩子,电话回访资助款落实项,建议先不填写下次汇款时间,待落实去向后再填补。
四、 大学生圆梦资金募集实施计划。
今年经济形势不太好,募捐有一定的难度,需要尽快落实大学生圆梦金的募集工作,尽快启动,希望大家一起努力、积极宣传。早启动早着手,专款专用。还是由藤姐发帖子,公众号推送。这个学期资助款全部落实后再启动大学生圆梦金的募捐。
五、各站是否特设走访义工(必须是注册义工)走访过程中填写资料的同时对应户口本。
走访活动中必须有注册义工或资深老义工带队。走访过程中在填写资料前请家长出示家庭户口本,来对应家庭成员、名字、年龄、及孩子的身份证等,特别是出走、死亡等一系列的问题都能体现在户口本上。各站走访回访需要有熟知论坛要求的注册义工或资深老义工带队,负责引导新义工,按规定拍照,落实家庭资料。这样的话后期的资料存档也是有好处的,所有照片均由当地管理活动组筛选完成后上传管理组,方可发送朋友圈。
六、关于论坛网站改版更新的建议
建议公众号配合实际工作及时更新,论坛改版,大部分保留我们现在的资助平台的模式,便于资助人和义工查找资料,网站后台建议由有充分时间的义工来担任,可以随时处理问题。组建网站改版讨论组,加快推进新网站实施。秘书组会后邀请相关人员讨论。
七、关于助学管委换届选举预案的制定
去年年会和年中理事会讨论过,按照选举制度来换届选举。所以需要秘书组提前做好流程,制作投票小程序做好测试。希望各位理事畅所欲言,多提建议和意见,更希望毛遂自荐踊跃承担,我们都是为了论坛的持续发展,去帮助更多的孩子。相关准备工作会后启动。

“勿以善小而不为,勿以恶小而为之”QQ:441060478
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